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Absence

L’employeur est obligé de renseigner sur la déclaration mensuelle des incapacités de travail (instructions), outre les périodes d'incapacité de travail du mois précédent, le nombre exact des heures d’absence afférentes de ses salariés pour cause d’incapacité de travail pendant les heures de travail. Ne sont par contre pas à déclarer les heures d’absence pendant des heures supplémentaires qui auraient dû être prestées, pendant des jours fériés légaux et pendant des jours fériés d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé.

La déclaration des incapacités de travail est nécessaire au calcul du remboursement par la Mutualité des employeurs de la rémunération continuée par l’employeur à ses salariés en cas d’incapacité de travail. En effet, les employeurs sont tenus de continuer la rémunération à leurs salariés jusqu’à la fin du mois de calendrier au cours duquel se situe le 77ème jour d’incapacité de travail pendant une période de référence de douze mois de calendrier successifs, ce qui équivaut en moyenne à une période de 13 semaines. Pour des renseignements supplémentaires concernant la Mutualité des employeurs, veuillez vous référer au site de la Mutualité.

Le remboursement de ces prestations s’opère par l’intermédiaire du Centre commun.

Pour pouvoir bénéficier d’un remboursement automatique pour un mois déterminé, il suffit que l’employeur ait communiqué au Centre commun :

  • sur la déclaration des salaires : la rémunération effective du mois en question ainsi que les heures de travail correspondant à cette rémunération
  • sur la déclaration des incapacités de travail : les heures d’absence déclarées en vue de déterminer le montant à rembourser.

Aussi longtemps que l’employeur n’aura pas suffi à l’une de ces conditions, tout remboursement sera suspendu.

Le détail du remboursement pour chaque salarié est envoyé à l’employeur ou son mandataire sur un relevé contenant toutes les données à la base du remboursement, le cas échéant, par voie informatique (procédure CALCUL).

Lorsque l’employeur déclare des données incohérentes (p. ex. l’employeur continue à déclarer 173 heures de travail au lieu des heures effectivement prestées pour leurs salariés qui travaillent d’une façon régulière à raison de 40 heures par semaine), le Centre commun doit procéder à un blocage du remboursement. Pour pouvoir débloquer le remboursement, l’employeur est tenu de remplir et de renvoyer la grille horaire que le Centre commun lui a fait parvenir.

Toute période d’incapacité de travail déclarée par l’employeur doit être documentée par un certificat médical envoyé par le salarié à la Caisse nationale de santé (à l’exception des deux premiers jours d’une incapacité de travail). Lorsque le salarié n’a pas rempli ses obligations de déclaration, l’employeur reçoit une lettre d’avertissement l’informant de la possibilité d’envoyer lui-même une copie du certificat médical (volet patronal) au Centre commun afin de pouvoir bénéficier du remboursement intégral.

Le remboursement se fera mensuellement par compensation avec l’ensemble des cotisations de sécurité sociale réclamées par le Centre commun. Si le remboursement excède les cotisations, le montant sera mis au crédit de l’extrait de compte cotisation sauf si l’employeur demande expressément le paiement de cet excédent.

Si les données relatives aux incapacités de travail sont indispensables au Centre commun pour pouvoir procéder aux remboursements prévisés pendant la période de continuation de la rémunération par l’employeur, elles le sont également pour la Caisse nationale de santé afin de permettre à celle-ci de procéder au paiement des indemnités pécuniaires à la fin de cette période. Aussi l'employeur doit-il déclarer les périodes d'incapacité de travail pendant toute la durée d'affiliation du salarié et non seulement pendant la période de la continuation de la rémunération. Pour des renseignements supplémentaires concernant les indemnités pécuniaires, veuillez vous référer au site de la Caisse nationale de santé .

Les employeurs doivent communiquer mensuellement les informations relatives aux incapacités de travail de leurs salariés ensemble avec la déclaration des salaires se rapportant au mois précédent.

(art. 426 CSS
art. 121-6 (3) CT
art. 10 ss des statuts de la Mutualité
art. 445 CSS)